Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch Đúng Chuẩn [Mới Nhất 2025]

Mục lục

Bạn đang muốn nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam theo đường chính ngạch nhưng chưa rõ cần chuẩn bị những gì và bắt đầu từ đâu? Việc nắm vững quy trình nhập khẩu chính ngạch không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thủ tục hải quan mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật mới nhất năm 2025. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình nhập khẩu chính ngạch một cách rõ ràng, dễ hiểu và cập nhật theo quy định mới nhất.

>>>> Xem thêm: Trị Giá Hải Quan Là Gì? Cách Tính Trị giá Hải Quan

Nội dung bài viết

1. Nhập Khẩu Chính Ngạch Là Gì?
2. Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch Đúng Chuẩn [Cập Nhật 2025]
3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Nhập Khẩu Chính Ngạch

1. Nhập Khẩu Chính Ngạch Là Gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam qua đường hợp pháp, có đầy đủ chứng từ, khai báo hải quan và đóng thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều này khác biệt hoàn toàn so với nhập lậu hay nhập tiểu ngạch, nơi hàng hóa có thể không qua kiểm soát, không đóng thuế và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý.

Lợi ích của nhập khẩu chính ngạch:

Hợp pháp & Minh bạch: Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về buôn lậu, gian lận thương mại.
Chất lượng & Nguồn gốc: Hàng hóa được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, an toàn và nguồn gốc xuất xứ.
Ưu đãi thuế: Có cơ hội hưởng các mức thuế ưu đãi đặc biệt theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên, giúp giảm chi phí.
Uy tín Doanh nghiệp: Nâng cao uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.

2. Quy Trình Nhập Khẩu Chính Ngạch Đúng Chuẩn [Cập Nhật 2025]

Quy trình nhập khẩu chính ngạch bao gồm nhiều bước chặt chẽ, đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp cần thực hiện:

Bước 1: Chuẩn Bị Hồ Sơ Nhập Khẩu

Đây là bước nền tảng, quyết định sự thuận lợi của toàn bộ quá trình. Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ:

Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Văn bản pháp lý ràng buộc giữa người mua và người bán.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ thể hiện giá trị lô hàng, do người bán phát hành.
Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng kiện hàng.
Vận đơn (Bill of Lading - B/L hoặc Air Waybill - AWB): Chứng từ vận tải do hãng tàu/hàng không cấp, xác nhận việc hàng đã được gửi đi.
Tờ khai hải quan: Chứng từ điện tử (sau này in ra) khai báo thông tin lô hàng với cơ quan hải quan.
Thư tín dụng (L/C - Letter of Credit): Nếu phương thức thanh toán là L/C.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế (nếu có).
Chứng nhận kiểm dịch, kiểm tra chất lượng: Nếu mặt hàng thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành theo quy định của Bộ Nông nghiệp & PTNT, Bộ Y tế, Bộ Khoa học & Công nghệ,...
Giấy phép nhập khẩu (nếu yêu cầu): Đối với các mặt hàng thuộc danh mục phải có giấy phép nhập khẩu riêng (ví dụ: một số loại hóa chất, phế liệu, máy móc đã qua sử dụng...).
Các chứng từ khác: Giấy nộp thuế, hóa đơn vận chuyển nội địa (nếu có), biên bản bàn giao,...

Lưu ý: Tất cả các thông tin trên chứng từ phải thống nhất và chính xác.

Bước 2: Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Hầu hết các thủ tục hải quan hiện nay được thực hiện qua hệ thống tự động VNACCS/VCIS.

Đăng ký tài khoản: Doanh nghiệp cần có tài khoản và chữ ký số để truy cập hệ thống.

Truyền tờ khai: Khai báo đầy đủ các thông tin trên tờ khai nhập khẩu điện tử và truyền đến hệ thống hải quan. Hệ thống sẽ tự động phân luồng:

Luồng xanh: Thông quan ngay, miễn kiểm tra hồ sơ giấy và hàng hóa.
Luồng vàng: Cần xuất trình hồ sơ giấy (bản gốc hoặc bản sao y) để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu.
Luồng đỏ: Xuất trình hồ sơ giấy và phải kiểm tra thực tế hàng hóa (tỷ lệ kiểm tra do hệ thống quyết định hoặc theo nghi vấn của hải quan).

Bước 3: Nộp Thuế & Lấy Lệnh Giao Hàng (D/O)

Sau khi tờ khai được chấp nhận và phân luồng:

Nộp thuế nhập khẩu: Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thông qua kho bạc nhà nước, ngân hàng thương mại được ủy quyền, hoặc thanh toán điện tử trực tuyến. Các loại thuế chính bao gồm Thuế nhập khẩu (ưu đãi/ưu đãi đặc biệt/thông thường), Thuế Giá trị gia tăng (VAT) hàng nhập khẩu, và Thuế Tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order - DO): Đồng thời, doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics sẽ đến hãng tàu/hãng hàng không/đại lý để lấy lệnh giao hàng. Các giấy tờ cần thiết thường bao gồm: Giấy giới thiệu, vận đơn gốc (hoặc bản sao), thông báo hàng đến, giấy mượn container (nếu nhập nguyên container) và giấy hạ rỗng (nếu có).

Bước 4: Làm Thủ Tục Thông Quan Tại Chi Cục Hải Quan

Với bộ hồ sơ đầy đủ và lệnh giao hàng, doanh nghiệp đến Chi cục Hải quan nơi hàng về để hoàn tất thủ tục.

Xuất trình hồ sơ: Tùy theo luồng tờ khai (luồng vàng, luồng đỏ), bạn sẽ nộp hồ sơ giấy đã chuẩn bị.

Kiểm tra và đối chiếu: Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin trên tờ khai điện tử với hồ sơ giấy, cũng như kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu là luồng đỏ).

Xác nhận thông quan: Sau khi mọi thông tin khớp đúng và không có vướng mắc, tờ khai sẽ được cấp phép thông quan trên hệ thống.

Bước 5: In Mã Vạch & Lấy Hàng

Khi tờ khai đã thông quan, đây là bước cuối cùng để đưa hàng ra khỏi cảng/kho:

In mã vạch: In mã vạch container (đối với hàng nguyên container) hoặc phiếu giao nhận hàng (EIR - Equipment Interchange Receipt) từ hệ thống cảng/kho.

Thanh lý tờ khai: Mang mã vạch và các chứng từ liên quan đến Hải quan giám sát tại cửa khẩu/cảng/kho để được thanh lý tờ khai và xác nhận đã hoàn tất giám sát.

Nhận hàng: Xuất trình giấy tờ hợp lệ cho đơn vị quản lý kho bãi để nhận hàng và đưa về kho của doanh nghiệp.

Bước 6: Nhận Lại Tiền Cọc Container (nếu có)

Nếu doanh nghiệp có đặt cọc container (thường áp dụng với hàng nguyên container để đảm bảo container được trả về nguyên vẹn):

Sau khi rút hàng và trả lại container rỗng về đúng nơi quy định của hãng tàu mà không có hư hỏng, doanh nghiệp sẽ mang giấy mượn container và giấy hạ rỗng đến hãng tàu để làm thủ tục hoàn trả tiền đặt cọc.

Bước 7: Quyết Toán Với Ngân Hàng & Lưu Trữ Hồ Sơ

Quyết toán thanh toán: Tổng hợp các chứng từ thanh toán (L/C, T/T...) và gửi cho ngân hàng để xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính với người bán theo thỏa thuận.

Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ nhập khẩu (bản cứng và bản mềm) cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật (thường là 10 năm) để phục vụ cho các công tác kiểm tra, hậu kiểm, quyết toán thuế sau này.

3. Lưu Ý Quan Trọng Khi Nhập Khẩu Chính Ngạch

Bên cạnh những mặt hàng nhập khẩu thông thường, sẽ có những mặt hàng nhập khẩu có điều kiện phải làm kiểm tra chuyên ngành. Vì vậy doanh nghiệp cần tìm hiểu về chính sách mặt hàng có thuộc diện phải làm kiểm tra chuyên ngành hay không.

Kiểm tra chuyên ngành: Tùy theo loại hàng hóa (mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế, dược phẩm, động/thực vật sống...), có thể phát sinh thêm các thủ tục kiểm tra chuyên ngành, kiểm nghiệm hoặc cấp phép nhập khẩu đặc thù trước khi hoặc song song với quá trình thông quan hải quan. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy định này trước khi nhập khẩu.

Vấn đề áp mã HS: Việc xác định đúng mã HS (Harmonized System) của hàng hóa là cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất, chính sách quản lý và thủ tục kiểm tra chuyên ngành. Sai mã HS có thể dẫn đến phạt và chậm trễ. Tuy vậy không có ai dám hoàn toàn chắc chắn mã HS code tra cứu là đúng 100% vì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố.

Tuân thủ pháp luật: Luôn cập nhật và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về hải quan, thuế và các quy định chuyên ngành.

Sử dụng dịch vụ FWD/Đại lý hải quan: Nếu không có kinh nghiệm hoặc nguồn lực, việc thuê các công ty giao nhận vận tải (Forwarder - FWD) hoặc đại lý hải quan uy tín sẽ giúp quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro.

Nắm vững quy trình nhập khẩu chính ngạch đúng chuẩn [Mới Nhất 2025] không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn tuân thủ pháp luật, tạo dựng uy tín vững chắc trên thị trường. Hãy luôn chủ động cập nhật thông tin và chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi lô hàng của bạn!

Xem thêm:

Nếu bạn muốn học xuất nhập khẩu - logistics một cách đầy đủ và chi tiết qua video chia sẻ của những chuyên gia đã có nhiều năm kinh nghiệm làm nghề thực tế thì bạn hãy tham khảo khóa học dưới đây:

Xuất Nhập Khẩu