Thủ Tục Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Từ Khoán Sang Kê Khai

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt quản lý, nhiều hộ kinh doanh đang áp dụng phương pháp thuế khoán buộc phải cân nhắc chuyển sang hình thức kê khai để đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không ít chủ hộ vẫn còn lúng túng về trình tự, hồ sơ và cách thức thực hiện.

Để giúp bạn hiểu rõ hơn, bài viết dưới đây của Lê Ánh Education sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh từ khoán sang kê khai theo quy định mới nhất của cơ quan thuế, đồng thời phân tích những điểm cần lưu ý trong thực tế triển khai.

I. Tổng Quan Về Hộ Kinh Doanh Theo Phương Pháp Khoán Và Kê Khai

Trong hệ thống thuế tại Việt Nam, hộ kinh doanh được chia làm hai nhóm chính theo phương pháp tính thuế: phương pháp khoán và phương pháp kê khai. Việc áp dụng phương pháp nào phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh, cách thức vận hành và đặc biệt là doanh thu của hộ kinh doanh.

1. Phương pháp khoán là gì?

Phương pháp khoán là hình thức tính thuế mà trong đó cơ quan thuế ấn định mức doanh thu và mức thuế phải nộp hàng tháng dựa trên dữ liệu điều tra, khảo sát thực tế tại địa bàn. Chủ hộ không phải lập sổ sách kế toán hay kê khai doanh thu – chi phí hằng tháng. Thay vào đó, hộ chỉ cần nộp thuế theo mức khoán đã thông báo.

Đối tượng áp dụng:

- Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu năm dưới 100 triệu đồng.- Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, cố định tại một địa điểm và không thường xuyên sử dụng hóa đơn.

- Không hoạt động trong các lĩnh vực có yêu cầu khắt khe về minh bạch doanh thu như TMĐT, dịch vụ kỹ thuật cao…

2. Phương pháp kê khai là gì?

Phương pháp kê khai là hình thức tính thuế mà trong đó hộ kinh doanh phải tự xác định doanh thu – chi phí – lợi nhuận, lập sổ sách kế toán và kê khai thuế định kỳ (theo tháng hoặc quý) với cơ quan thuế. Phương pháp này tương tự như cách tính thuế của doanh nghiệp, đòi hỏi người kinh doanh phải có hiểu biết nhất định về kế toán – thuế.

Đối tượng bắt buộc áp dụng:

- Hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm.

- Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử, máy POS, máy tính tiền, hoặc bán hàng qua sàn thương mại điện tử.

- Hộ kinh doanh có quy mô lớn, thuê nhiều lao động, đầu tư thiết bị hiện đại.

Các hộ kinh doanh chủ động xin chuyển đổi từ khoán sang kê khai để minh bạch thu nhập hoặc phục vụ mục tiêu phát triển dài hạn.

3. So sánh phương pháp khoán và kê khai

II. Khi Nào Cần Chuyển Từ Khoán Sang Kê Khai?

Việc chuyển đổi từ phương pháp tính thuế khoán sang kê khai không chỉ là yêu cầu từ phía cơ quan thuế mà còn là xu thế tất yếu đối với các hộ kinh doanh đang mở rộng quy mô hoạt động hoặc muốn minh bạch tài chính. Theo quy định pháp luật hiện hành, việc chuyển đổi có thể phát sinh từ hai nhóm nguyên nhân: bắt buộc hoặc chủ động.

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh

Hai văn bản pháp lý quan trọng quy định rõ về việc áp dụng và chuyển đổi phương pháp tính thuế đối với hộ kinh doanh gồm:

- Thông tư số 40/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn về thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và quản lý thuế đối với hộ và cá nhân kinh doanh.

- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, có hiệu lực từ ngày 01/7/2020, quy định chung về quản lý nghĩa vụ thuế, trong đó bao gồm việc đăng ký, kê khai và nộp thuế.

- Theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 quy định thì Quốc hội đã chính thức thông qua việc xóa bỏ thuế khoán từ ngày 01/01/2026

2. Các dấu hiệu buộc phải chuyển đổi

Có một số trường hợp theo quy định, hộ kinh doanh bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai:

- Doanh thu vượt ngưỡng quy định

Theo Thông tư 40, hộ kinh doanh chỉ được áp dụng thuế khoán khi tổng doanh thu năm không vượt quá 100 triệu đồng. Nếu doanh thu thực tế vượt ngưỡng này (theo khảo sát, báo cáo, giao dịch thực tế hoặc dữ liệu từ các bên thứ ba như ngân hàng, sàn TMĐT...), cơ quan thuế sẽ buộc chuyển sang kê khai.

Ví dụ: Hộ kinh doanh ăn uống có doanh thu trung bình 10–15 triệu đồng/tháng theo khảo sát, nhưng khi đối chiếu hóa đơn đầu vào – đầu ra, giao dịch ngân hàng hoặc dữ liệu từ sàn TMĐT, tổng thu vượt 100 triệu/năm, thì phải kê khai.

- Có sử dụng hóa đơn điện tử

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) là một trong những yếu tố thể hiện sự minh bạch và tự chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế. Khi hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, bắt buộc phải chuyển sang kê khai để hạch toán đầy đủ doanh thu phát sinh.

- Bán hàng qua sàn thương mại điện tử, sử dụng máy POS, máy tính tiền

Các hình thức bán hàng hiện đại như qua Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop..., hoặc sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, máy POS, phần mềm quản lý bán hàng có tích hợp tính năng thanh toán – hóa đơn... đều thể hiện mức độ chuyên nghiệp cao trong kinh doanh.

Theo quy định tại Thông tư 40, những hộ kinh doanh sử dụng các công cụ này sẽ được chuyển sang hình thức kê khai thuế, vì cơ quan thuế có thể theo dõi – đối chiếu dữ liệu dễ dàng.

3. Trường hợp chủ động chuyển đổi: Minh bạch hoặc mở rộng quy mô

Không ít hộ kinh doanh chủ động xin chuyển đổi từ phương pháp khoán sang kê khai vì nhận thấy lợi ích dài hạn trong việc:

- Minh bạch hóa dòng tiền: Hỗ trợ vay vốn ngân hàng, ký kết hợp đồng với các đối tác lớn.

- Mở rộng quy mô: Khi kinh doanh phát triển, việc kê khai thuế trở thành yêu cầu bắt buộc nếu muốn thuê nhiều nhân sự, mở thêm địa điểm hoặc hợp tác với đối tác nước ngoài.

- Tham gia hệ sinh thái kinh tế số: Bán hàng đa kênh, sử dụng nền tảng điện tử, triển khai các mô hình kinh doanh hiện đại như dropshipping, affiliate...

- Tự quản trị tài chính: Nhiều hộ kinh doanh có hiểu biết về kế toán – thuế chủ động kê khai để theo dõi lời lãi thực tế, tính toán hiệu quả từng giai đoạn, tránh lệ thuộc hoàn toàn vào mức thuế khoán ấn định.

>>> Xem thêm: Hướng Dẫn Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Từ A-Z

III. Thủ Tục Chuyển Đổi Hộ Kinh Doanh Từ Khoán Sang Kê Khai

Việc chuyển đổi từ phương pháp khoán sang kê khai cần tuân theo một quy trình gồm nhiều bước để đảm bảo đúng quy định của cơ quan thuế, tránh tình trạng bị xử phạt hoặc sai sót khi kê khai nghĩa vụ thuế mới.

Dưới đây là các bước cụ thể mà hộ kinh doanh cần thực hiện:

1. Thủ tục chuyển từ Hộ khoán sang Hộ kê khai

Khi chuyển hộ khoán sang hộ kê khai sẽ thực hiện điều chỉnh, bổ sung tờ khai thuế khoán theo Mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Trên tờ khai, hộ kinh doanh cần tích chọn mục “Hộ khoán chuyển đổi phương pháp tính thuế” để cơ quan thuế làm căn cứ điều chỉnh giảm mức thuế đã khoán cho thời gian chuyển đổi.

- Thời hạn nộp tờ khai điều chỉnh chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày hộ kinh doanh bắt đầu chuyển đổi phương pháp tính thuế.

- Nơi nộp hồ sơ chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai là Đội Thuế quản lý trực tiếp nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Lưu ý: Các hộ kê khai thực hiện chế độ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư 88/2021/TT-BTC.

2. Hướng dẫn hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai 2025

a. Về hồ sơ khai thuế

Hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai được quy định tại điểm 8.2 Phụ lục I

- Danh mục hồ sơ khai thuế ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP gồm:

- Tờ khai thuế theo mẫu số 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.

- Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo mẫu số 01-2/BK-HĐKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC (nếu có căn cứ xác định được doanh thu theo xác nhận của cơ quan chức năng thì không phải nộp Phụ lục này).

b. Về hình thức nộp hồ sơ khai thuế

Hình thức nộp hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bao gồm:

- Cổng Thuế điện tử theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn phân hệ “CÁ NHÂN”

- Cổng dịch vụ công quốc gia theo địa chỉ https://dichvucong.gov.vn

- Trường hợp không nộp được điện tử: nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua hệ thống bưu chính.

c. Về nơi nộp hồ sơ khai thuế

Nơi nộp hồ sơ khai thuế được quy định tại khoản 1 Điều 45 Luật Quản lý thuế 2019.

Theo đó, nơi nộp hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai là Đội Thuế quản lý trực tiếp nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động sản xuất, kinh doanh.

d. Về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019.

Cụ thể thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai như sau:

- Trường hợp kê khai theo tháng: chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

- Trường hợp kê khai theo quý: chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo liền kề quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

e. Về thời hạn nộp thuế

Thời hạn nộp thuế được quy định tại khoản 1 Điều 55 Luật Quản lý thuế 2019. Cụ thể thời hạn nộp thuế của hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai như sau:

- Chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế

- Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót.

f. Về hình thức nộp thuế

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có thể nộp thuế thông qua các hình thức sau:

- Ứng dụng eTax Mobile.

- Cổng Thuế điện tử theo địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn phân hệ “CÁ NHÂN”

- Cổng dịch vụ công quốc gia theo địa chỉ https://dichvucong.gov.vn

g. Nghĩa vụ khai thuế trong trường hợp tạm ngừng hoạt động, kinh doanh

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai trong trường hợp tạm ngừng hoạt động, kinh doanh có các nghĩa vụ sau:

- Thông báo cho cơ quan thuế theo quy định tại Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Điều 12 Thông tư 86/2024/TT-BTC.

- Không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không trọn tháng nếu khai thuế theo tháng hoặc tạm ngừng hoạt động, kinh doanh không trọn quý nếu khai thuế theo quý.

IV. Những Lưu Ý Sau Khi Chuyển Sang Kê Khai

Sau khi chuyển đổi từ hình thức tính thuế theo phương pháp khoán sang phương pháp kê khai, hộ kinh doanh sẽ bước vào một giai đoạn quản lý thuế mang tính chủ động và nghiêm ngặt hơn. Nếu không nắm rõ và tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ phát sinh, hộ có thể gặp rủi ro về thuế, bị phạt hành chính, hoặc thậm chí bị truy thu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà hộ kinh doanh cần ghi nhớ và thực hiện nghiêm túc:

1. Trách nhiệm kê khai – nộp thuế đúng hạn

Khác với phương pháp khoán chỉ cần nộp thuế theo định kỳ và mức khoán cố định, hộ kinh doanh kê khai có nghĩa vụ kê khai thuế đúng kỳ hạn. Các loại thuế phải kê khai:

• Thuế giá trị gia tăng (nếu thuộc diện chịu thuế)
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
• Lệ phí môn bài đầu năm (trường hợp phát sinh)

Lưu ý: Không nộp tờ khai hoặc nộp chậm sẽ bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy tính chất và thời gian vi phạm.

2. Lưu trữ sổ sách, chứng từ đầy đủ

Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai bắt buộc phải ghi chép sổ sách kế toán đơn giản để làm căn cứ kê khai thuế:

- Sổ theo dõi doanh thu hàng ngày, chi phí mua hàng, chi phí vận hành.

- Chứng từ đầu vào – đầu ra hợp lệ: hóa đơn mua hàng, phiếu chi, bảng lương (nếu có nhân viên), hợp đồng…

- Hóa đơn điện tử đã lập, các báo cáo đã gửi cho cơ quan thuế.

Thời gian lưu trữ chứng từ tối thiểu 5 năm theo quy định tại Luật Kế toán. Việc lưu trữ đầy đủ còn giúp hộ chứng minh tính hợp lý – hợp lệ của chi phí khi tính thuế TNCN.

3. Sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định

Sau khi chuyển sang kê khai, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc, và cần tuân thủ các quy định sau:

- Chỉ phát hành hóa đơn sau khi có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế (qua cổng Thuế điện tử).

- Không được ghi sai mã số thuế, thông tin khách hàng, hàng hóa, giá trị...

- Trường hợp sai sót, cần lập biên bản điều chỉnh, hoặc lập hóa đơn thay thế theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Đối với hộ kinh doanh nhỏ, không cần tự viết phần mềm hóa đơn mà có thể sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp được Tổng cục Thuế cấp phép (ví dụ: MeInvoice, EasyInvoice…).

Vi phạm trong sử dụng hóa đơn (xuất sai, không gửi đúng thời gian, sử dụng sai mẫu) có thể bị phạt từ 4 – 20 triệu đồng tùy hành vi.

4. Xử lý khi phát hiện sai sót sau chuyển đổi

Trong những tháng đầu mới chuyển đổi, việc sai sót trong kê khai thuế hoặc hạch toán sổ sách là điều khó tránh, đặc biệt với hộ kinh doanh chưa có nhiều kinh nghiệm.

Một số tình huống phổ biến:

- Kê khai thiếu doanh thu hoặc kê khai nhầm kỳ

- Ghi sai chỉ tiêu trên tờ khai thuế (mẫu 01/CNKD)

- Lập sai hóa đơn, sai mã số thuế người mua

Cách xử lý:

- Tự phát hiện và điều chỉnh: Có thể nộp tờ khai bổ sung kèm công văn giải trình.

- Kê khai điều chỉnh trong kỳ tiếp theo: Nếu chưa ảnh hưởng số thuế phải nộp.

- Hủy hóa đơn sai (nếu chưa gửi) và lập lại hóa đơn đúng theo mẫu quy định.

Lưu ý quan trọng: Cơ quan thuế thường ưu tiên xử lý nhẹ tay nếu hộ kinh doanh tự giác điều chỉnh trước khi bị thanh tra kiểm tra. Tuy nhiên, việc sai sót nhiều lần có thể bị đưa vào diện rủi ro cao, dẫn đến thanh tra thuế chuyên sâu.

Việc chuyển đổi từ phương pháp thuế khoán sang phương pháp kê khai là một bước đi tất yếu đối với những hộ kinh doanh có quy mô mở rộng, doanh thu lớn hoặc hoạt động trong lĩnh vực có rủi ro cao về thuế. Tuy quy trình và thủ tục chuyển đổi không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi chủ hộ cần hiểu rõ quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu của cơ quan thuế để tránh những sai sót không đáng có.

Qua bài viết, Lê Ánh Education hy vọng đã giúp bạn nắm được toàn bộ thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh từ khoán sang kê khai, cũng như các lưu ý thực tế cần thiết. Nếu bạn còn vướng mắc trong quá trình thực hiện hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu về sổ sách, kê khai, lập báo cáo thuế theo phương pháp kê khai, đội ngũ giảng viên tại Kế toán Lê Ánh luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ