Checklist Hồ Sơ Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Mới Thành Lập

Checklist Hồ Sơ Nhân Sự là một trong những công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp nhỏ mới thành lập nếu muốn xây dựng hệ thống quản trị bài bản ngay từ đầu.

Dù quy mô nhân sự chưa lớn, nhưng việc thiết lập đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro khi bị thanh tra, mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc tuyển dụng, trả lương, đóng bảo hiểm và giải quyết các vấn đề lao động về sau.

Tuy nhiên, không ít chủ doanh nghiệp nhỏ lúng túng với câu hỏi: “Cần chuẩn bị những hồ sơ gì cho nhân viên để không vi phạm pháp luật?”

Bài viết này, leanh.edu.vn sẽ giúp bạn xây dựng một checklist hồ sơ nhân sự hoàn chỉnh, vừa đảm bảo tuân thủ quy định, vừa tiết kiệm chi phí – thời gian cho doanh nghiệp mới thành lập.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các giấy tờ, thông tin và tài liệu liên quan đến mỗi cá nhân đang làm việc tại doanh nghiệp, phục vụ cho mục đích quản lý lao động, tính lương, đóng bảo hiểm và giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan.

Với doanh nghiệp nhỏ, việc lập hồ sơ nhân sự đầy đủ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng:

• Tuân thủ luật lao động: Tránh rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc kiện tụng lao động.
• Làm căn cứ quản lý nhân viên: Ghi nhận rõ ràng thỏa thuận lao động, chế độ đãi ngộ.
• Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp: Khi xảy ra tranh chấp, hồ sơ nhân sự là bằng chứng pháp lý.
• Hỗ trợ kiểm tra, thanh tra: Đáp ứng yêu cầu của cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế, thanh tra lao động.

>>>>> Xem nhiều: Khóa học hành chính nhân sự ở Hà Nội

2. Căn cứ pháp lý khi lập hồ sơ nhân sự

Trước khi lập checklist hồ sơ nhân sự cụ thể, doanh nghiệp cần nắm các căn cứ pháp lý sau:

• Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt các điều khoản liên quan đến hợp đồng, hồ sơ và quản lý người lao động.
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: Hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.
• Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Luật Bảo hiểm y tế 2008 (sửa đổi, bổ sung).
• Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH về mẫu hợp đồng lao động.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.

Những văn bản này là kim chỉ nam để doanh nghiệp đối chiếu khi chuẩn bị hồ sơ và hoàn thiện hệ thống nhân sự.

Checklist Hồ Sơ Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Mới Thành Lập

3. Checklist hồ sơ nhân sự bắt buộc cho từng nhân viên

Dưới đây là bộ hồ sơ nhân sự căn bản mà doanh nghiệp nhỏ mới thành lập cần chuẩn bị cho từng nhân viên. Thay vì chỉ liệt kê, phần này sẽ giải thích rõ chức năng của từng loại hồ sơ:

3.1. Thông tin cá nhân – giấy tờ tùy thân

• Bản sao CCCD/CMND (công chứng hoặc đối chiếu với bản gốc).
• Bản sao hộ khẩu hoặc xác nhận cư trú: Để phục vụ cho kê khai bảo hiểm xã hội, thuế TNCN.
• Ảnh thẻ 3x4 hoặc 4x6: Dùng để làm thẻ nhân viên, hồ sơ bảo hiểm hoặc nội bộ.

Lưu ý thực tiễn: Doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động nộp bản mềm và bản cứng trong ngày đầu tiên đi làm để tránh quên hoặc sai sót.

3.2. Hợp đồng lao động

• Mẫu hợp đồng phải có đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.
• Ghi rõ loại hợp đồng: xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thời vụ…
• Đính kèm phụ lục hợp đồng nếu có (liên quan đến lương thưởng, điều kiện làm việc).

Thực tiễn: Một số doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua ký hợp đồng trong 1–2 tháng thử việc. Đây là sai lầm có thể bị phạt đến 25 triệu đồng theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

3.3. Quyết định tuyển dụng và bố trí công việc

Là văn bản nội bộ giúp xác nhận việc tiếp nhận nhân sự, phân công vị trí công việc, cấp quyền truy cập nội bộ.

Có thể kiêm luôn quyết định thử việc (nếu có giai đoạn thử việc riêng biệt).

3.4. Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

Mẫu này bắt buộc để làm thủ tục tham gia BHXH lần đầu.

Nếu đã có mã số BHXH, chỉ cần xác minh lại thông tin và chuyển nơi làm việc.

Gợi ý: Nên tạo bảng checklist quản lý hồ sơ bảo hiểm theo nhân sự, giúp theo dõi quá trình đóng – nghỉ – chuyển công tác dễ dàng.

3.5. Giấy tờ học vấn và bằng cấp liên quan

Tùy theo vị trí công việc, doanh nghiệp nên lưu lại bản photo bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, chứng nhận hành nghề (nếu có).

Là căn cứ để xác định vị trí việc làm và mức lương khởi điểm phù hợp.

>>> Xem thêm:

• Cách Tính Giảm Trừ Gia Cảnh Cho Người Phụ Thuộc Mới Nhất
• Phân Biệt KPI Và OKR: Nên Áp Dụng Công Cụ Nào?
• Các Mô Hình Quản Lý Doanh Nghiệp Phổ Biến Hiện Nay
• Lương 3P Là Gì? Cách Tính Lương 3P Cho Nhân Viên

4. Tài liệu nội bộ – Xương sống trong quản lý nhân sự bền vững

Ngoài hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp nhỏ cần chuẩn bị một số tài liệu hành chính nhân sự mang tính hệ thống, đóng vai trò định hướng quản trị:

4.1. Nội quy lao động

Phải xây dựng nếu có từ 10 lao động trở lên.

Nhưng ngay cả với doanh nghiệp nhỏ hơn, nội quy tối giản bằng văn bản là cần thiết, để điều chỉnh giờ làm, nghỉ phép, chế tài...

Ví dụ: Không ghi cụ thể thời gian làm việc – nghỉ trưa – xử lý vi phạm → khó xử lý vi phạm nội bộ.

4.2. Quy chế lương, thưởng, phụ cấp

Là tài liệu giúp chuẩn hóa quy trình tính lương, đóng bảo hiểm và tính thuế TNCN.

Giúp đảm bảo tính minh bạch và phòng tránh rủi ro khi tranh chấp lương, thưởng xảy ra.

4.3. Sổ theo dõi hợp đồng – biến động lao động

Dùng để lưu trữ lịch sử hợp đồng, điều chỉnh, gia hạn, chấm dứt.

Nên kết hợp quản lý trên file Excel hoặc phần mềm HRM đơn giản.

5. Hồ sơ khi nhân viên nghỉ việc – đừng để thiếu sót

Một điểm hay bị bỏ quên ở doanh nghiệp nhỏ là hồ sơ khi người lao động nghỉ việc. Theo quy định pháp luật, cần có:

• Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (lý do rõ ràng, căn cứ hợp pháp).
• Biên bản bàn giao tài sản: Laptop, hồ sơ khách hàng, vật dụng công ty…
• Thông báo ngừng đóng BHXH gửi cơ quan bảo hiểm (trên phần mềm VssID hoặc Cổng BHXH điện tử).
• Giấy xác nhận thời gian đóng BHXH (nếu người lao động yêu cầu).

Sai sót phổ biến: Không chốt sổ BHXH đúng hạn → ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động, dễ bị khiếu nại.

6. Những sai lầm phổ biến khi chuẩn bị hồ sơ nhân sự ở doanh nghiệp nhỏ

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không xem trọng hồ sơ nhân sự vì nghĩ “công ty ít người, thân quen cả”. Nhưng những sai sót phổ biến dưới đây có thể khiến doanh nghiệp trả giá:

• Không ký hợp đồng hoặc ký hợp đồng miệng.
• Không nộp hồ sơ BHXH đúng hạn, bị phạt truy thu.
• Không có bảng chấm công, bảng lương rõ ràng → khó chứng minh khi có thanh tra thuế.
• Không có nội quy hoặc quy chế lương → mất căn cứ xử lý vi phạm.
• Không lập quyết định nghỉ việc → lỡ các mốc chốt sổ, bàn giao không đầy đủ.

7. Gợi ý quy trình triển khai hồ sơ nhân sự bài bản cho doanh nghiệp mới

Để giúp các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng triển khai hồ sơ nhân sự, dưới đây là một quy trình khuyến nghị:

• Xây dựng mẫu biểu: Tạo các biểu mẫu chung cho toàn bộ nhân viên (hợp đồng, phụ lục, tờ khai BHXH, phiếu thông tin...).
• Tổ chức tiếp nhận hồ sơ ngày đầu: Người lao động nộp hồ sơ trước khi thử việc hoặc trong ngày đầu tiên.
• Phân quyền quản lý: Giao bộ phận nhân sự (nếu có), hoặc một người phụ trách hành chính – kế toán lưu trữ.
• Lưu trữ an toàn – bảo mật: Phân chia hồ sơ cứng và mềm. Sử dụng mã hóa đơn giản nếu lưu online.
• Rà soát định kỳ hàng quý: Đảm bảo hồ sơ không bị thiếu, mất giấy tờ; kịp thời cập nhật thay đổi.

Xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự không phải là gánh nặng, mà là bước đi cần thiết để đảm bảo nền móng vững chắc cho sự phát triển của một doanh nghiệp nhỏ. Trong bối cảnh pháp lý ngày càng siết chặt, việc làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí pháp lý, tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp.

Hy vọng bài viết này của leanh.edu.vn sẽ trở thành “bản đồ” định hướng cho các chủ doanh nghiệp mới thành lập trên hành trình xây dựng đội ngũ nhân sự bài bản, hiệu quả.

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự tại Hà Nội/TPHCM và Online, khóa học C&B, khóa học C&B chuyên sâu, khóa học bảo hiểm xã hội, khóa học thuế TNCN chuyên sâu ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Để biết thông tin chi tiết, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.8855 để được tư vấn trực tiếp về các khoá học này.